Biểu đồ thống kê số bệnh nhân nhiễm bệnh từ ngày 1.3 – 20.3
Hiện nay, theo dữ liệu từ Bộ Y Tế được cập nhật trên trang web https://corona.kompa.ai tính đến ngày 23.03.2020 Việt Nam đã ghi nhận hơn 100 ca nhiễm virus Covid-19 (SARS-Cov2) trên cả nước và đang có xu hướng tăng lên theo thời thời gian. Điều này đã khiến cho không ít các doanh gặp nhiều khó khăn trong việc vận hành và nghiêm trọng hơn là 74% trong số 1,200 doanh nghiệp được khảo sát cho biết có nguy cơ đối mặt với việc phá sản nếu dịch bệnh kéo dài trong 6 tháng tới (theo dữ liệu từ Tổng cục thống kê).
Đối với doanh nghiệp, khó khăn không chỉ đến từ các tác nhân bên ngoài như khách hàng hay ảnh hưởng của nền kinh tế mà còn từ các yếu tố bên trong như nguồn nhân lực, tuyển dụng, chính sách mùa dịch và an toàn tại nơi làm việc. Ngày nay, nơi làm việc đang trở thành một trong những chủ đề “hot” trên Internet trong mùa dịch COVID-19.
Văn phòng công ty được nhận định là một trong những nơi dễ lây nhiễm nhất khi nhân viên ngồi trong môi trường máy lạnh với không gian kín và tụ họp đông người. Và cũng chính vì thế mà thuật ngữ “WORK FROM HOME” – LÀM VIỆC TẠI NHÀ đang được trở thành một cụm từ phổ biến được nhắc đến nhiều nhất trong cộng đồng nhân sự, các doanh nghiệp và công ty trong mùa dịch Covid-19 hiện nay với mục đích đảm bảo được sức khoẻ, hạn chế việc lây nhiễm chéo trong toàn bộ nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, “Work from home” cũng có thể là một giải pháp cứu thế tạm thời cho các doanh nghiệp nhưng nó cũng là một yếu tố tiêu cực tác động đến người lao động và năng suất của công ty so với trước đây.
Bảng vẽ so sánh 2 nhóm ý kiến về làm việc tại nhà và công ty
Khi thuật ngữ “Work from home” xuất hiện, bộ phận nhân sự của các công ty đã không ngừng quan ngại về nhân viên trong công ty sẽ được chia ra làm 2 nhóm chính khi làm việc tại nhà:
Theo dữ liệu Kompa thu thập được trên Internet bằng công cụ Radaa.net, các chủ đề được người dùng Internet bàn luận xung quanh “Work From Home” bao gồm: người dùng cho rằng làm việc tại nhà họ sẽ cảm thấy thoải mái và bớt áp lực hơn trong môi trường làm việc của riêng họ, điều đó sẽ giúp cho họ làm việc với năng suất cao hơn, sáng tạo hơn. Bên cạnh đó, nhóm nhân viên còn lại cho rằng khi làm việc tại nhà, họ không thể tập trung vào công việc khi những yếu tố xung quanh luôn tác động như gia đình, con cái, đối với những nhân viên không thể tự kiểm soát năng suất công việc của mình khi không có sự giám sát của quản lý cấp trên và các nhân viên này cho rằng: khi “work from home” họ không thể trao đổi trực tiếp và làm việc nhóm cùng đồng nghiệp và tiến độ công việc của họ sẽ bị ảnh hưởng.
Bảng thống kê các chủ đề xoay quanh “Work From Home”
Đây có thể xem là vấn đề chung đối với hầu hết các công ty, doanh nghiệp trong việc đảm bảo năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên ngay khi làm việc tại nhà. Chính vì thế các phần mềm ứng dụng công nghệ trong việc trao đổi, liên lạc trực tuyến chính là những giải pháp để doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc, các nhân viên trong công ty vẫn có thể trao đổi và làm việc nhóm với nhau.
Giao tiếp là chìa khoá mấu chốt giúp cho công ty, quản lý và nhân viên có thể liên kết và làm việc với nhau để đạt được những mục tiêu đề ra đặc biệt khi làm việc tại nhà. Vì lý do khoảng cách địa lý, không thể ngồi cùng nhau trong 1 văn phòng nên nhân viên và đồng nghiệp phải sử dụng các công cụ về mạng xã hội, hoặc các ứng dụng để có thể trao đổi.
Tuy nhiên, nếu việc giao tiếp giữa các bộ phận nhân viên trong công ty được đảm bảo liền mạnh và kịp thời, hiệu quả năng suất, sự sáng tạo sẽ giúp cho bộ máy hoạt động nội bộ đảm bảo được việc “vượt đáy chống chọi” mùa dịch cho các doanh nghiệp. Việc giao tiếp của doanh nghiệp không chỉ đơn giản là nhắn tin mà hãy sử dụng các phần mềm, ứng dụng gọi điện video trực tiếp vì nó là sẽ là giải pháp giúp cho việc giao tiếp dễ dàng và chính xác hơn và nó sẽ đem lại hiệu quả không có nhiều sự khác biệt so với việc giao tiếp trực tiếp: mặt đối mặt:
Bên cạnh đó, nếu bạn đang là 1 người quản lý, việc giao tiếp, trao đổi thông tin với nhân viên của mình thông qua các hình thức, nền tảng điện tử không chỉ giúp bạn đảm bảo được việc giám sát mà đây còn sẽ là cơ hội để bạn có thể động viên và tạo động lực cho nhân viên của mình trong mùa dịch căng thẳng này.
Vậy trong thời gian vừa qua, khi dịch bùng nổ tại Việt Nam với số lượng ca nhiễm Covid-19 liên tục tăng, Kompa đã tổng kết được các phần mềm, ứng dụng hỗ trợ cho làm việc từ xa (Telecommuting) được đề cập nhiều nhất và có độ hiệu quả cao như:
Các platform đang được đề cập đến nhiều trên Internet để tối ưu hoá việc work from home
Bạn có thể thuê những người giỏi nhất trong khi không giới hạn bản thân hạn chế về địa lý, Những nhân viên làm việc từ xa của tôi có năng suất làm việc cao hơn bởi vị họ được trang bị tốt hơn và không bị mất tập trung. Ngoài ra việc làm việc từ xa còn giúp tôi tiết kiệm chi phí bởi vì họ phải tự chi trả cho các thiết bị máy tính, điện, và các vật phẩm khác” – Simon Slade, CEO và đồng sáng lập của Affilorama.
Khi làm việc tại nhà, người lao động, nhân viên của công ty không còn phải dành thời gian quá nhiều trong việc di chuyển, đi lại để đến văn phòng. Thay vào đó, thời gian làm việc của nhân viên sẽ đúng giờ hơn, người nhân viên cũng có thêm thời gian để nghỉ ngơi, tập trung vào công việc của mình, nâng cao hiệu quả làm việc.
Ngay trong diễn biến dịch bệnh phức tạp, việc cho nhân viên làm việc ở nhà sẽ là một trong những cách vừa đảm bảo thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ trong việc hạn chế tiếp xúc nơi đông người, tránh lây nhiễm chéo, đồng thời thể hiện được sự quan tâm của doanh nghiệp, công ty đối với sức khoẻ của người lao động. Từ đó, xây dựng được một hình ảnh của doanh nghiệp thân thiện, chuyên nghiệp và là nơi để nhân viên có thể sẵn sàng cống hiến làm việc. Các doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến dịch marketing nội bộ, marketing trên thị trường dựa trên những cơ hội này để tạo dựng hình ảnh thương hiệu có tác động tích cực đối với xã hội trong mùa dịch bệnh.
Các Brand tiêu biểu ở Việt Nam tận dụng việc cho nhân viên “Work at Home” để tăng cường hình ảnh & nhận diện công ty
Ngoài ra, “Work from home” cũng là một cơ hội cho các chủ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số quy trình làm việc của nhân viên trong công ty, cắt giảm các bước chuyển đổi thủ công như trước đây để thay đổi được văn hoá, phong cách làm việc của nhân viên “hiện đại hoá” trong kỷ nguyên 4.0. Từ đó, các doanh nghiệp cũng có thể giảm thiểu được một phần lớn các chi phí vận hành như chi phí thuê mặt bằng, cơ sở vật chất (điện, nước, Internet,..) và các chi phí phát sinh khác trong quá trình hoạt động của công ty. Thay thế cho các chi phí đó, doanh nghiệp có thể đề xuất và thúc đẩy nhân viên cống hiến, làm việc với hiệu quả cao hơn để không ảnh hưởng đến chất lượng công việc bằng cách nâng cao các mức thưởng, các mức phí hỗ trợ cho nhân viên dựa vào chất lượng và kết quả làm việc để không bị ảnh hưởng tâm lý của người lao động và khuyến khích tập trung làm việc tại nhà, hạn chế tiếp xúc ra những nơi đông người.
Top chủ đề doanh nghiệp quan tâm nhiều trên Internet về việc cho nhân viên “Work from Home”
Tuy nhiên, làm việc tại nhà cũng sẽ là một bài toán lớn với chủ doanh nghiệp cần phải giải quyết. Khi làm việc từ xa, người quản lý không thể đảm bảo được nhân viên của mình có thể làm việc với năng suất 100% như tại công ty vì những lý do như gia đình, ngoại cảnh dẫn đến sự mất tập trung của nhân viên khi không có sự giám sát.
Đối với các doanh nghiệp có truyền thống làm việc trực tiếp tại văn phòng công ty, đột ngột thay đổi quy trình và quy cách làm việc, người nhân viên thường sẽ mất thời gian để thích nghi với cách làm việc mới. Trong những tình huống gặp sự cố về tín hiệu, lỗi kỹ thuật về thiết bị điện tử, việc liên lạc hoặc kết nối sẽ gặp khó khăn giữa các bộ phận, nhân viên và quản lý hay việc họp khẩn, làm việc nhóm trực tiếp gặp khó khăn sẽ ảnh hưởng gián tiếp đến quy trình và thời gian giải quyết các sự cố trong công việc
Một câu hỏi luôn được đặt ra đối với các doanh nghiệp trong mùa dịch: Làm sao để làm việc tại nhà đạt được hiệu quả cao nhất? Hiệu quả không thể tác động từ một bên mà phải tác động từ cả 2 phía: Doanh nghiệp và Nhân viên.
Đối với doanh nghiệp, Chủ doanh nghiệp cần phải đưa ra các chính sách chi tiết và chặt chẽ trong vấn đề về quản lý chất lượng làm việc của nhân viên. Các cấp quản lý, lãnh đạo cần đề xuất chỉ tiêu KPI, OKRs để truyền tải trực tiếp đến các cấp bậc nhân viên phía dưới nắm được mục tiêu và mục đích hoạt động, tránh việc ảnh hưởng đến việc hoạt động vận hành doanh nghiệp. Thời gian hoàn thành công việc cũng là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ công việc mà các nhà quản lý cần phải gắn liền với KPIs, OKRs của từng nhân viên, với các quy định, nguyên tắc làm việc tại nhà là những chính sách về khen thưởng, chính sách công nhận hoạt động cống hiến của nhân viên dựa vào kết quả mà nhân viên đạt được để thúc đẩy, tạo động lực cho người nhân viên.
Đối với người lao động, nhân viên cần phải xác định rõ nhiệm vụ và công việc của mình đang phụ trách và tiến độ thực hiện để không ảnh hưởng đến công việc và tập thể. Nhiệm vụ đi đôi với lợi ích, chính vì thế hãy tạo cho mình một môi trường làm việc tại nhà thoải mái, luôn tập trung vào mục tiêu và công việc của mình nhưng không quên cách để cân bằng cuộc sống & công việc trong mùa dịch Covid-19! Đây là những gợi ý để nhân viên có thể làm việc một cách hiệu quả nhất.
Làm việc tại nhà có những cơ hội và thách thức là thế, nhưng việc áp dụng phải phụ thuộc vào quy mô, loại hình tổ chức sản xuất, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. “Work at home” chỉ thật sự phù hợp và áp dụng hiệu quả đối với các khối văn phòng, dịch vụ online, cung cấp sản phẩm dịch vụ gián tiếp,… Các nhóm ngành sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ trực tiếp, tiếp xúc với khách hàng không thể áp dụng được vẫn cần phải đảm bảo được tần suất làm việc phù hợp với nhân viên, những đặc quyền, các biện pháp phòng tránh dịch bệnh cho nhân viên khi tham gia lao động hoặc áp dụng với một số bộ phận trong công ty.
Tạm kết, “Work from Home” không phải là chủ đề quá mới mẻ tuy nhiên trong tình hình dịch COVID-19, “Work from Home” trở thành một trong những chủ đề được người dùng Internet quan tâm nhiều nhất. Vậy làm sao để “Work from Home” một cách hiệu quả nhất, đáp án nằm ở mỗi chúng ta vì bởi trong mùa dịch COVID-19 như hiện nay, ứng biến để thích nghi và vượt qua chính là giải pháp duy nhất.
———–
“Ứng biến, Thích nghi & Vượt qua” – câu slogan nổi tiếng của Hải Quân Hoa Kỳ là cảm hứng chuỗi những bài viết về giải pháp để các doanh nghiệp có thể kiểm soát được nỗi sợ khi diễn biến về dịch bệnh phức tạp theo từng ngày. Bên cạnh đó sẽ là những góc nhìn, những lời khuyên để có thể giúp cho doanh nghiệp, các marketer hiểu rõ hơn về những xu hướng và giải pháp cho hoạt động kinh doanh mùa dịch của mình.
