Thế nào là một kế hoạch quản trị truyền thông online hiệu quả? Làm thế nào để có thể lập ra một kế hoạch như vậy là điều mà không phải tất các Doanh nghiệp đều biết. Tầm phủ sóng của Thương hiệu rất quan trọng đối với Doanh nghiệp và cũng là yếu tố quyết định tới sự thành bại của Doanh nghiệp. Bỏ đi quy trình lập ra một kế hoạch quản trị truyền thông online cũng tương tự giống như Doanh nghiệp từ bỏ cơ hội để tiếp cận với khách hàng thông qua các các kênh mạng xã hội, hiện đang là xu thế sử dụng của đại bộ phận các khách hàng
Truyền thông online hay truyền thông trong môi trường trực tuyến hiểu một cách bao quát và tổng thể nhất thì là “ hoạt động truyền đạt lại thông tin giữa Doanh nghiệp với khách hàng trong môi trường trực tuyến”. Vậy truyền thông online có ý nghĩa quan trọng thế nào đối với hoạt động kinh doanh. Nếu chỉ tìm hiểu về truyền thông là sự truyền đạt thông tin một cách đơn thuần thì chúng ta sẽ không thể đưa ra các quyết định chính xác và phù hợp để đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Đối với các customer thì trước khi đặt mua một quà nào, họ sẽ có xu hướng tìm đến những ý kiến, thông tin, phản hồi khác nhau để có thể đưa ra quyết tịnh. Doanh nghiệp luôn sẽ hướng đến khai thác yếu tố tâm lý này để làm triển khai các công tác truyền thông tác động tới customer.
Tất cả các chiến dịch truyền thông trong quá khứ và trong tương lai đều có một điểm chung dễ nhận biết nhất, chính là bắt đầu bằng việc lập kế hoạch. Lập kế hoạch chính là bước tiến đầu tiên cũng là quan trọng nhất của một chiến dịch truyền thông. Thông qua việc lập kế hoạch quản trị truyền thông online sẽ giúp cho Doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, cách thức hoạt động để đạt đc nhưng goals đặt ra trong tương lai .
Cụ thể hơn về tầm quan trọng lập kế hoạch quản trị truyền thông online thì nó giúp cho các Doanh nghiệp có thể xác định mục tiêu, phương án, trình tự hoạt động hướng tới mục đích cuối cùng, “đưa thương hiệu hiện diện, hình ảnh Doanh nghiệp đến gần với khách hàng trên thị trường”. Khi đã có kế hoạch quản trị truyền thông, các chủ đầu tư, nhà quản trị sẽ đưa ra được các phương án giải quyết khả thi, dự trù, kế hoạch dự phòng để đối phó với những rủi ro có thể sảy và thay đổi hoàn toàn hoạt động của chiến dịch.
Hướng đến xây dựng một kế hoạch quản trị truyền thông online hiệu quả là một một thách thức không hề dễ dàng, và phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như là hoàn cảnh thị trường, địa lý, lĩnh vực hoạt động. Tùy theo mỗi yếu tố mà mức độ hiểu quả chiến dịch là khác nhau. Sau đây là toàn bộ 6 bước của quy trình lập kế hoạch quản trị truyền thông online
Bước đi đầu tiên luôn là bước quan trọng để có thể tạo được một kế hoạch quản trị truyền thông hiệu quả. Nghiên cứu thị trường sẽ cho Doanh nghiệp nhận ra vị thế của họ ở đâu trong thị trường và so với các đối thủ cạnh tranh. Qua đó có thể đều xuất được các phương án truyền thông hiệu quả cho tình hình hiện tại. Loại mô hình phân tích SWOT ( Điểm Mạnh- Yếu- Cơ hội -Thách thức) có thể giúp cho Doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình thị trường. Thông qua loại mô hinh phân tích 4 yếu tôt này, Doanh nghiệp cũng có thể nắm bắt được sơ bộ tình thị trường và đối thủ trong thị trường mà Doanh nghiệp nhắm đến.
Mọi doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực và quy mô có lớn tới đâu thì mục đích cuối cùng của các chiến dịch truyền thông cần phải được xác định đúng đắn. Giả sử nếu mục đích của một doanh nghiệp là “tăng lượt khách hàng mới” cho Doanh nghiệp, thì mục tiêu của chiến lược sẽ bao gồm những ý nhỏ hơn như là: “ Tiếp cận được 2000 khách hàng trên kênh Facebook”, “có tới 30% lượng khách hàng tiềm năng nhận diện được Thương hiệu của ta thông qua kênh Instagram”. Phải có một mục đích rõ ràng thì từng bước trong kế hoạch quản trị truyền thông online mới đi đúng hướng và mang lại được hiệu quả cao.
Các khách hàng mục tiêu hay target customers là những đối tượng trọng tâm của toàn bộ chiến dịch và Doanh nghiệp muốn hướng tới. Giai đoạn nhận diện được khách hàng mục tiêu sẽ yêu cầu Doanh nghiệp xác định được cụ thể nhóm khách hàng hướng tới là ai, và ai là nhóm khách hàng tiềm năng mà Doanh nghiệp có thể thu hút sự quan tâm của họ. Phân tích, phỏng vấn, đo lường các chỉ số, nghiên cứu nhân khẩu học, v.v. có thể giúp cho Doanh nghiệp xác được các đối tượng khách hàng cụ thể.
Để khách hàng có thể nhớ về Thương hiệu, Doanh nghiệp không chỉ đơn giản là những mảng màu sắc trên logo, những hình ảnh bắt mắt trên poster, brochure, slogan ngắn. Những thông điệp cũng nắm vai trò rất quan trọng trong các chiến dịch truyền thông online. Khi truyền tải thông điệp tới các khách hàng đòi hỏi Doanh nghiệp cần phải xác định chính xác nội dung Doanh nghiệp muốn truyền tải là gì. Brainstorm ý tưởng để có thể đưa ra những thông điệp ấn tượng, xúc tích, có thể thu hút được lượng lớn khác hàng nhưng đồng thời cũng phải đáp ứng đúng mục tiêu của chiến dịch.
Sau khi đã xác định được thông điệp muốn truyền tải, thì bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch quản trị truyền thông online là lựa chọn kênh truyền thông mạng xã hội chính để triển khai chiến dịch. Thông qua nghiên cứu thị, đo lường các chỉ số, đánh giá Doanh nghiệp có thể xác định được thói quen sử dụng mạng xã hội của nhóm khách hàng mục tiêu và nhóm khách hàng tiềm năng. Qua đó lựa chọn được kênh truyền thông mạng xã hội dễ tiếp cận với khách hàng nhất. Doanh nghiệp có thể từ đó đưa ra các giải pháp truyền đạt thông điệp sao cho phù hợp với kênh và khách hàng.
Nhiều năm trở lại đây, với sự phát triển của công nghệ, khoa học kĩ thuật tiên tiến, đã đẩy mạnh sự phát triển của của các Doanh nghiệp đối tác cung cấp các giải pháp truyền thông. Một ví dụ tiêu biểu ở Việt Nam là Kompa cung cấp các giải pháp lắng nghe truyền thông mạng xã hội để tìm kiếm các insight về khách hàng. Doanh nghiệp có thể dựa trên đó để xác định được kênh truyền thông phù hợp với khách hàng mục của họ.
Đôi nét về Công ty Compa, một đối tác tuyệt vời cho những công ty Việt Nam hiện nay. Kompa là công ty ứng dụng công nghệ dữ liệu (AI, machine learning) trên nền tảng dữ liệu lớn (Big data) cung cấp các giải pháp phân tích dữ liệu và trang bị cho khách hàng những “insight” đắt giá để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của họ trong nhiều khía cạnh như Marketing, Tài chính, Vận hành và các lĩnh vực khác. Kompa hơn 20 năm liền đồng hành cùng hàng trăm Doanh nghiệp nhỏ vừa và lớn tại Việt Nam như: Vingroup, Masterise Homes, Vinamilk, SSI, MB bank, Tân Hiệp phát, Shopee, Vietjet Air… Với khả năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin nhanh nhanh hoàn toàn tự động biến Kompa trở thành đối tác đáng tin cậy.
Ngân sách luôn là một trong những vấn đề đau đầu khi tiến hành chiến dịch. Một chiến dịch hiệu quả khi ngân sách bỏ ra phải tương đối đảm bảo đáp ứng yêu cầu. Bộ phận truyền thông sẽ cần có một kế hoạch ngân sách rõ ràng về các hạng mục đầu tư cho chiến dịch. Lên kế hoạch càng chi tiêu bao nhiêu và phân rõ ràng mục chia sẽ giúp cho Doanh nghiệp đảm bảo ngân sách không vượt hạn mức sử dụng, gậy phí phạm cho tổng ngân sách của toàn công ty.
Khi mọi thứ đã hoàn tất thì đến lúc đánh giá về tính hiệu quả của chiến dịch, tuỳ vào mỗi chiến dịch sẽ có phương thức đánh giá, đo lường tính hiệu quả và kết quả đạt được của chiến dịch. Chiến dịch có thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng và làm hài lòng các khách hàng mục tiêu hay không. Qua việc đánh giá hiệu suất, Doanh nghiệp có thể rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu cho các chiến dịch trong tương lai
Có thể thấy quản trị truyền thông online là một trong những thách thức đối với các Doanh nghiệp hiện nay. Điều đòi hỏi Doanh nghiệp phải có hệ thống kế hoạch quản trị rõ ràng và chính xác cho từng chiến dịch, giúp tăng độ nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng trên các nền tảng mạng xã hội
Xem thêm >>>> Các tips quản trị truyền thông hiệu quả cho Doanh nghiệp
