Quản trị truyền thông là hoạt động quản trị cả về truyền thông nội bộ và ngoại bộ của Doanh nghiệp. Việc này đóng vai trò lớn cho hình ảnh của công ty trong mắt của công chúng và cả những nhân viên gắn bó với Doanh nghiệp.
Truyền thông Doanh nghiệp là tổng thể tất cả các hoạt động tuyên truyền, thông tin của công ty tới nhiều nhóm đối tượng khác nhau như công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, đối thủ cạnh tranh và cả nhân viên của công ty.
Hoạt động quản trị truyền thông
Truyền thông Doanh nghiệp có hai lĩnh vực chính tương ứng với hai mục tiêu khác nhau. Một trong số đó là quảng bá hình ảnh, thương hiệu hay sản phẩm, dịch vụ của công ty đó ra công chúng nhằm tạo dựng mối quan hệ tin cậy giữa công ty với công ty.
Thứ hai là việc truyền tải nội bộ các tin tức, thông tin chính thức từ đại diện công ty đến toàn thể nhân viên nhằm thiết lập mối quan hệ thân thiết và gắn kết mọi người vào hình ảnh chung.
Mọi nhà quản trị nên biết rằng truyền thông bên ngoài luôn đòi hỏi một kế hoạch cụ thể dựa trên kết quả phân tích, thống kê và thử nghiệm (nếu có). Kế hoạch này phải tính đến cả tương lai gần và triển vọng dài hạn cho sự phát triển của công ty. Nếu bạn làm điều đó một cách tự phát và vì niềm vui của riêng bạn, thì công ty không chỉ lãng phí tài nguyên mà còn làm hỏng hình ảnh của công ty.
Đối với truyền thông nội bộ cũng vậy, một kế hoạch cụ thể sẽ giúp tạo ra lợi ích từ sự tương tác giữa Doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên. Có thể thực hiện đánh giá tình hình để xác định đối tượng và nguồn lực cần chuẩn bị. Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện song song kế hoạch và đo lường để có được con số chính xác nhất.
Trong quá trình giao tiếp với bên ngoài, các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm/dịch vụ, mục tiêu đạt được, năng suất… tất cả những điều này phải được xác minh từ trước đó. Mọi hành vi xảo trá, khoe khoang, “treo đầu dê bán thịt chó” để cầu danh, cầu lợi đều phải bị lên án.
Sự thiếu trung thực dễ dẫn đến khủng hoảng truyền thông
Đối với truyền thông nội bộ, sự chính xác, tính trung thực là sự ưu tiên hàng đầu. Bởi vì nhân viên sẽ có những gắn kết và hiểu biết với Doanh nghiệp, họ có khả năng phát hiện những sự thiếu minh bạch đó và tệ hơn sẽ dẫn đến khủng hoảng truyền thông nội bộ.
Bên cạnh đó, cả hai bộ phận quản trị truyền thông ngoại bộ và nội bộ cũng phải nâng cao tính xác thực và đồng nhất thông tin. Các tuyên bố hoặc thông tin liên lạc được phổ biến phải đến từ các lãnh đạo hoặc người được ủy quyền hợp pháp để tránh nhầm lẫn hoặc làm sai lệch thông tin.
Khi cố gắng giao tiếp với thế giới bên ngoài, các công ty mong đợi phản hồi từ công chúng, đặc biệt là khách hàng tiềm năng. Mặc dù quảng cáo thường mang lại kết quả tốt nhất, nhưng nó cũng tiềm ẩn những rủi ro, tiêu cực. Bạn cần chú ý nhiều hơn đến luật pháp, các quy tắc ngầm, phong tục,…để có phản hồi tốt nhất.
Một yếu tố khác cần xem xét khi giao tiếp với bên ngoài là sự tương tác với công chúng, hoặc đơn giản là sự lan tỏa. Một quảng cáo ấn tượng được phổ biến rộng rãi hay một sản phẩm/dịch vụ tốt được giới thiệu cho nhau để tăng hiệu quả truyền thông. Tuy nhiên, các Doanh nghiệp nên cảnh giác với tính năng này vì sự tiêu cực trong bài đăng trên phương tiện truyền thông cũng lan truyền với tốc độ tương tự.
Cần tương tác đa chiều trong quá trình truyền thông
Đối với truyền thông nội bộ cũng vậy, nó cũng cần có sự tương tác đa chiều giữa các bộ phận, nhân viên. Không thể cấm người lao động đưa ra ý kiến, áp đặt, ép buộc hành động bởi vì họ cũng là một phần của Doanh nghiệp, cần được tôn trọng và được tự do nêu ý kiến.
Kênh truyền thông ngoại bộ rộng rãi và hiệu quả nhất là các phương tiện thông tin đại chúng. Đó là việc sử dụng các phương tiện truyền thông đại chúng như truyền hình, báo chí, bảng hiệu, tờ rơi, catalog, brochure… Kênh truyền thông này có sức mạnh phổ biến rộng rãi mọi vấn đề công cộng và dễ gây tác động đến lý trí và tình cảm. Bạn có thể sử dụng hình ảnh, âm thanh, video… sinh động để thu hút sự chú ý.
Kênh truyền thông là sự khác biệt giữa hai loại
Một kênh truyền thông xã hội rất hữu ích khác nhưng ít được các công ty Việt Nam quan tâm lại chạm đến trái tim khách hàng thông qua các quỹ từ thiện, chương trình thiện nguyện… góp phần vào sự phát triển của cộng đồng.
Về truyền thông nội bộ, các hình thức triển khai có vẻ hạn chế, nhưng thực tế lại rất đa dạng. Đây có thể là các phương tiện truyền thông phổ biến như email, website, các bài phát thanh nội bộ, bảng tin,… hướng đến nhân viên công ty; gặp gỡ cá nhân; hay các bài phát biểu, khảo sát, trao đổi cởi mở giữa quản lý và nhân viên. Nếu nhìn theo hướng đặc trưng của Doanh nghiệp, bạn cũng có thể tổ chức các chương trình trò chơi nội bộ và trao giải thưởng xứng đáng hoặc đào tạo nhóm.
Đối với truyền thông công chúng, mục đích của Doanh nghiệp sẽ là quảng bá hình ảnh, thương hiệu hoặc các sản phẩm, dịch vụ nhằm xây dựng mối quan hệ tin cậy giữa doanh nghiệp và công chúng
Trong khi đó, truyền thông nội bộ nhằm truyền tải thông tin, thông điệp để xây dựng mối quan hệ gắn bó, gắn kết những cá nhân trong Doanh nghiệp thành một tập thể vững mạnh, thống nhất.
Nếu Doanh nghiệp của bạn chưa thực sự làm tốt ở mảng truyền thông nội bộ, ngoại bộ thì có thể tìm đến một bên thứ ba để giúp bạn quản trị mảng truyền thông này như là Kompa. Kompa là công ty ứng dụng công nghệ dữ liệu (AI, machine learning) trên nền tảng dữ liệu lớn (Big data) cung cấp các giải pháp phân tích dữ liệu và trang bị cho khách hàng những “insight” đắt giá để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của họ trong nhiều khía cạnh như Marketing, Tài chính, Vận hành và các lĩnh vực khác.
Kompa hơn 20 năm liền đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp nhỏ vừa và lớn tại Việt Nam như : Vingroup, Masterise Homes, Vinamilk, SSI, MB bank, Tân Hiệp phát, Shopee, Vietjet Air….
Bài viết trên đã nêu ra sự khác biệt và giống nhau của quản trị truyền thông nội bộ và ngoại bộ trong một Doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp những góc nhìn mới cho bạn trong việc quản trị truyền thông.
>Đọc thêm: Kinh nghiệm quản trị hoạt động truyền thông Doanh nghiệp
