Trong mọi hoạt động kinh doanh đều khó tránh khỏi việc gặp phải những khủng hoảng gây ảnh hưởng xấu. Do đó, Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản trị khủng hoảng để dự đoán, phòng ngừa và ngăn chặn kịp thời những khủng hoảng sắp hoặc đang xảy ra. Vậy, quản trị khủng hoảng là gì? Làm thế nào để thực hiện quản trị khủng hoảng? Những điều nên và không nên trong việc quản trị khủng hoảng? Hãy cùng Kompa tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Quản trị khủng hoảng là gì ?
Quản trị khủng hoảng là quá trình xử lý tình huống khẩn cấp có ảnh hưởng tiêu cực đến Doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự tồn tại, bảo vệ danh tiếng và uy tín của Doanh nghiệp. Quá trình này đòi hỏi sự kỹ lưỡng, tư duy linh hoạt, khả năng lãnh đạo, phản ứng nhanh để nhanh chóng giải quyết tình huống khẩn cấp. Và kế hoạch quản trị khủng hoảng cần được thiết lập trước để giảm thiểu rủi ro gây tổn hại đến Doanh nghiệp.
>Đọc thêm: 10 cách xử lý khủng hoảng hiệu quả, an toàn
Khủng hoảng có thể gây ra nhiều thiệt hại cho Doanh nghiệp
Quy trình quản trị khủng hoảng
Quản trị khủng hoảng có vai trò tối quan trọng đối với một Doanh nghiệp, giúp xử lý các tình huống khẩn cấp, đảm bảo Doanh nghiệp phát triển bền vững. Sau đây là các bước quản trị khủng hoảng:
- Bước 1: Đánh giá tình hình: khi nhận thấy vấn đề, Doanh nghiệp sẽ phải đánh giá tình hình và xác định mức độ nghiêm trọng của vấn đề đó để có thể đưa ra cách giải quyết kịp thời.
- Bước 2: Phân tích và dự báo hậu quả: phân tích và dự báo hậu quả để đưa ra giải pháp tốt nhất, giảm thiểu thiệt hại cho Doanh nghiệp.
- Bước 3: Lập kế hoạch và triển khai: sau khi xác định mức độ của vấn đề, nhanh chóng lập kế hoạch cụ thể để triển khai.
- Bước 4: Liên lạc và thông tin: Doanh nghiệp cần duy trì liên lạc và cung cấp các thông tin cho các bên liên quan đảm bảo thông tin chính xác về khủng hoảng.
- Bước 5: Đối phó và kiểm soát: quản trị khủng hoảng phải đối phó và kiểm soát những tình huống khẩn cấp, đảm bảo an toàn cho nhân viên và có được sự tin tưởng từ khách hàng.
- Bước 6: Đánh giá và học hỏi: sau khi giải quyết khủng hoảng, Doanh nghiệp cần xem xét lại quá trình quản trị khủng hoảng, đánh giá, rút kinh nghiệm và cải thiện quy trình để chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống khủng hoảng sau này.
>> 10 quy tắc vàng khi xử lý khủng hoảng truyền thông
Doanh nghiệp nên và không nên làm gì khi quản trị khủng hoảng?
6 điều nên làm trong quản trị khủng hoảng
Khủng hoảng là điều Doanh nghiệp không mong muốn. Khi đối mặt với khủng hoảng, Doanh nghiệp cần:
- Xác định mức độ nghiêm trọng: Khi nhận thấy rủi ro, Doanh nghiệp nên nhanh chóng xác định mức độ nghiêm trọng của sự việc, để đưa ra chiến lược phù hợp với mức độ của vấn đề.
- Đánh giá tình hình thực tế: Trong quá trình lên kế hoạch giải quyết khủng hoảng, Doanh nghiệp cần xem xét tình hình thực tế, đưa ra kế hoạch dài hạn mà trong đó có các giải pháp cụ thể để giải quyết khủng hoảng.
- Đánh giá hiệu quả của giải pháp: Sau khi giải quyết khủng hoảng, Doanh nghiệp cần đánh giá lại hiệu quả của các giải pháp và chỉnh sửa lại để có thể giải quyết khủng hoảng trong tương lai một cách hiệu quả nhất.
- Đánh giá lại vai trò của team xử lý khủng hoảng: Làm việc trong một tập thể, các thành viên trong Doanh nghiệp phải đoàn kết và thống nhất ý kiến với nhau, nhanh chóng đưa ra giải pháp để kịp thời giải quyết khủng hoảng.
- Tiếp nhận phản hồi của Khách hàng: Doanh nghiệp nên quan tâm đến phản hồi của Khách hàng vì mỗi một phản hồi, đánh giá của Khách hàng là một cơ hội phát triển của Doanh nghiệp, là nguồn cung cấp thông tin và giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tình hình của khủng hoảng.
- Nhanh chóng đưa ra phát ngôn chính thức: Khi gặp phải khủng hoảng, Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng phản hồi nhanh nhất có thể đến với khách hàng, giải thích các bước Doanh nghiệp đang thực hiện để khắc phục tình trạng khủng hoảng để khách hàng yên tâm và có niềm tin vào Doanh nghiệp.
>> Cách xây dựng chiến lược quản trị khủng hoảng truyền thông mạng xã hội
7 việc cần tránh khi quản trị khủng hoảng
Vượt qua được khủng hoảng với tổn thất nhiều hay ít phụ thuộc vào hành động của Doanh nghiệp. Dưới đây là những việc Doanh nghiệp cần lưu ý tránh khi xử lý khủng hoảng:
- Xem nhẹ rủi ro: Doanh nghiệp không được xem nhẹ rủi ro, vì mọi rủi ro đều có thể gây ra tình trạng khủng hoảng cho Doanh nghiệp. Xem nhẹ tình hình có thể dẫn đến việc không xử lý kịp thời khủng hoảng.
- Lên kế hoạch phi thực tế, đối phó: Khi lên kế hoạch, Doanh nghiệp không nên đưa ra kế hoạch mang tính chất đối phó trong thời gian ngắn, không thực tế. Với những kế hoạch không khả thi sẽ không đảm bảo được hiệu quả của việc quản trị.
- Thái độ chủ quan: Doanh nghiệp không được đánh giá cao các giải pháp của mình mà chủ quan vì sẽ có nhiều vấn đề phát sinh mà Doanh nghiệp cần cẩn trọng.
- Trì hoãn, chậm trễ: Các thành viên trong nhóm quản trị không nên trì hoãn công việc làm khủng hoảng bùng phát và gây những ảnh hưởng tiêu cực cho Doanh nghiệp.
- Bỏ qua các ý kiến phản hồi: Khi nhận được phản hồi của Khách hàng, Doanh nghiệp không nên làm lơ những lời đánh giá, nhận xét tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
- Im lặng khi khủng hoảng xảy ra: Khi làm việc với Khách hàng, không nên để Khách hàng chờ đợi quá lâu, làm cho Khách hàng hoang mang, gây mất niềm tin của Khách hàng đối với Doanh nghiệp.
Cần lưu ý không mắc phải sai lầm tránh gây thiệt hại cho Doanh nghiệp
Quản trị khủng hoảng đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Quản trị khủng hoảng giải quyết những tình huống khẩn cấp giúp bảo vệ hình ảnh, uy tín, hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp, giảm thiểu thiệt hại và nâng cao khả năng linh hoạt và sáng tạo của nhân viên, tăng cường khả năng đối phó với các khủng hoảng khác trong tương lai.
Mỗi Doanh nghiệp cần có một đội ngũ chuyên thu thập, tìm kiếm thông tin về những khủng hoảng sắp và đang xảy ra với Doanh nghiệp. Là một Công ty chuyên cung cấp các giải pháp dựa trên nền tảng Dữ liệu lớn ( Big Data) và ứng dụng công nghệ dữ liệu trong vận hành và phát triển Doanh nghiệp, Kompa tự tin thực hiện tốt vai trò quản trị khủng hoảng giúp Doanh nghiệp tránh khỏi những tác động xấu từ khủng hoảng. Với kinh nghiệm hơn 20 năm đồng hành cùng hàng trăm Doanh nghiệp vừa và lớn như MB bank, SSI, Vingroup,… Kompa có thể trang bị cho Khách hàng những “insight” đắt giá tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trên nhiều khía cạnh như tài chính, PR, Marketing,… Kompa cung cấp các dịch vụ quản trị khủng hoảng như: ngăn chặn rủi ro nguy cơ thành khủng hoảng truyền thông, xử lý và theo dõi khủng hoảng ngay lập tức, dịch vụ tư vấn 24/7. Với các dịch vụ này, Kompa chắc chắn sẽ là một lựa chọn đúng đắn của Doanh nghiệp để tiến hành quản trị khủng hoảng, bảo đảm sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp.
>> Cách hạn chế tối đa rủi ro trong khủng hoảng
Tổng kết
Khủng hoảng là vấn đề mang mức độ nghiêm trọng và có ảnh hưởng tiêu cực đối với Doanh nghiệp. Mỗi một rủi ro đều có thể gây ra khủng hoảng cho Doanh nghiệp, vậy nên, Doanh nghiệp cần hết sức cẩn trọng trong từng quyết định và chiến lược của mình, tránh gây tổn thất nặng nề. Cần lưu ý những điều nên và không nên trong quá trình thực hiện quản trị khủng hoảng, không để cho khủng hoảng bị mất kiểm soát và bùng phát, như vậy không chỉ làm Doanh nghiệp bị thiệt hại mà còn bị mất uy tín đối với Khách hàng và các đối tác của Doanh nghiệp.
>> Gợi ý cách xử lý khủng hoảng truyền thông hiệu quả
