Mọi hoạt động truyền thông đều cần có ngân sách để tiến hành hoạt động. Ngân sách không đủ thì không thể tiến hành và không đảm bảo được hiệu suất hoạt động cần đạt được. Ngân sách vượt quá hạn mức cho phép sẽ không đảm bảo hoạt động tài chính Doanh nghiệp. Vậy nên Doanh nghiệp cần có kế hoạch thiết lập ngân sách chặt chẽ thì quản trị truyền thông mới có thể thực hiện tốt được.
Hoạt động truyền thông gồm nhiều bước tiến hành khác nhau, một trong số đó chính là thiết lập mục tiêu đo lường, mức độ phủ sóng của Thương hiệu đến các nhóm khách hàng, công chúng và đối thủ cạnh tranh. Việc thiết lập mục tiêu đo lường chiến dịch truyền thông sẽ giúp dự đoán được ngân sách cần dùng. Khi có được ngân sách dự kiến, đội ngũ truyền thông sẽ xem sét đâu sẽ là hoạt động truyền thông hiệu quả và không vượt qua mức ngân sách đề ra ban đầu.
>>Đọc thêm: Mối quan hệ giữa truyền thông và Danh tiếng Thương hiệu
Muốn tăng phạm vi thông điệp truyền thông thì cần có ngân sách phù hợp
Kinh tế của thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng luôn có sự chuyển dịch không ngừng, và nằm ngoài tầm kiểm soát của nhiều Doanh nghiệp. Việc lập ngân sách cho hoạt động quản trị truyền thông cần ước tính thực hiện kĩ càng. Các nhà đầu tư luôn lo ngại các vấn đề kinh tế suy thoái sẽ gây tổn hại tới lợi ích của họ, các nhân viên truyền thông càng chịu áp lực khi mà ngân sách bị giới hạn nhưng vẫn phải đạt hiệu quả cao. Thiết lập ngân sách quản trị truyền thông giúp theo dõi chi tiêu hàng tháng nhằm giảm thiểu các rủi ro. Quản lý ngân sách giúp những người làm truyền thông phân bổ ngân sách hợp lý, cắt giảm chi phí không cần thiết và đầu tư hiệu quả hơn vào các hoạt động truyền thông quan trọng cho Doanh nghiệp.
>>Xem thêm: Bật mí chiến lược tối ưu hoạt động truyền thông cho Doanh nghiệp
Các yếu tố về kinh tế cũng ảnh hưởng lớn tới hoạt động truyền thông
Đội ngũ truyền thông cần trả lời các câu hỏi như theo dõi ngân sách bằng cách nào? Sử dụng phần mềm nào để lập ngân sách? Các tài liệu thông tin liên quan? và quan trọng nhất là quản lý ngân sách như thế nào?
Có 3 cách thiết lập ngân sách phổ biến thường được ứng dụng nhiều nhất:
Tuỳ vào quy mô và hoạt động truyền thông mà cách quản lý ngân sách khác nhau
Mục tiêu của hoạt động truyền thông (Social goal) ảnh hưởng quyết định phân bổ ngân sách cho từng hạng mục. Giả sử, nếu Doanh nghiệp muốn nâng cao độ nhận diện Thương hiệu, thì đội ngũ truyền thông sẽ tập trung ngân sách vào các chiến dịch nâng cao độ nhận biết Thương hiệu thay vì tập trung vào các chiến dịch thúc đẩy doanh số, khuyến mãi để tạo ra doanh thu.
Mục tiêu càng lớn thì đòi hỏi ngân sách cũng tương tự như vậy
Nhân sự trong lĩnh vực ruyền thông cần sở hữu nhiều kỹ năng như phân tích dữ liệu, đánh giá chiến lược, xử lý thông tin, phát triển sáng tạo nội dung,… Ngân sách của hoạt động truyền thông sẽ bao gồm các chi phí chi trả cho nhân viên hoặc thuê ngoài. Cá Doanh nghiệp sẽ luôn tính mức lương, chi phí tuyển dụng, lương thưởng, chi phí quản lý vào trong kế hoạch ngân sách.
Nhân viên là những người làm nên sự thành công của chiến dịch
Sự phát triển đa dạng các nền tảng phương tiện truyền thông, thúc đẩy sự cạnh tranh nhưng đồng thời là cơ hội cho đội ngũ truyền thông sáng tạo sản xuất những nội dung giúp Thương hiệu nổi bật. Điều này đòi hỏi sự nhất quán trong nội dung. Công việc sáng tạo nội dung và sản xuất cũng đòi hỏi một lượng ngân sách đáng kể. Lấy ví dụ về việc sản xuất video quảng cáo, vốn gổm rất nhiều công đoạn như: lên ý tưởng, viết kịch bản, tuyển diễn viên, đạo diễn và quay phim, đạo cụv v.v…Việc không thiết lập ngân sách quản trị truyền thông dễ dẫn đến hao hụt do các phát sinh không được lường trước và khiến cho công đoạn sản xuất bị gián đoạn dẫn đến chất lượng nội dung giảm, ngân sách chỉnh sửa và bổ sung thêm gia tăng.
Giai đoạn sản xuất cũng tốn rất nhiều thời gian và ngân sách
Các công cụ, dịch vụ hỗ trợ vận hành, quản lý cũng như phân tích các hoạt động truyền tiêu tốn một lượng chi phí đáng kể. Việc ứng dụng công cụ hỗ trợ truyền thông giúp đem lại hiệu quả làm việc cao hơn, đẩy nhanh tiến độ, và giảm tải gánh nặng cho đội ngũ nhân viên truyền thông. Khi lập kế hoạch ngân sách cần đánh gía xem chiến dịch truyền thông cần sự hỗ trợ của những công cụ nào, và có thể giảm bớt những chi tiêu nào. Một số công cụ hỗ trợ làm truyền thông hiệu quá có thể kể đến như:
>> Đọc thêm: Làm thế nào để nâng tầm quản trị truyền thông mạng xã hội?
Chi phí quảng cáo cho chiến dịch tiêu tốn ngân sách quản trị truyền thông rất lớn. Hành vi mua hàng của người tiêu dùng bị ảnh hưởng khi họ tiếp xúc với những loại hình quảng cáo trên các nền tảng truyền thông đại chúng và mạng xã hội.
Ngân sách cho các chiến dịch quảng cáo cần được đề cập trong ngân sách quản trị truyền thông. Các Doanh nghiệp thực hiện chiến dịch đa kênh cũng cần quyết định hạng mục nào phân bổ là bao nhiêu để không bội chi cho một kênh mà không thật sự hiệu quả.
>> Xem thêm: Hướng dẫn quản trị truyền thông đa kênh dành cho Doanh nghiệp
Thương hiệu hợp tác truyền thông cùng Influencer đã được áp dụng trong nhiều thập kỷ qua. Influencer cũng là những người làm truyền thông, sáng tạo nội dung. Việc hợp tác với các influencer có cùng chung suy nghĩ về sáng tạo nội dung sẽ dễ dàng hơn chiến dịch truyền thông Thương hiệu, lan tỏa đến khách hàng Doanh nghiệp hướng tới. Ngân sách hợp tác với Influencer cũng sẽ được liệt kê trong bảng kế hoạch ngân sách truyền thông. Tìm được Influencer có sức ảnh hưởng, kinh nghiệm, và không quá tiêu tốn quá nhiều ngân sách luôn là một câu hỏi khó cho các Doanh nghiệp và đội ngũ truyền thông.
>> Tìm hiểu thêm: Mức độ hiệu quả của các hoạt động hợp tác Thương hiệu đình đám
Các Influencer có thể tăng phạm vi lan truyền thông điệp của Thương hiệu
Có thể thấy việc thiết lập ngân sách cho quản trị truyền thông là việc vô cùng quan trọng, xuyên suốt quá trình xuất hiện nhiều khó khăn, rào cản. Điều này đòi hỏi Doanh nghiệp cần thực nghiên cứu thị trường mục tiêu, nghiên cứu khách hàng, lắng nghe dư luận xã hội (social listening), xem xét tình trạng sức khoẻ của Thương hiệu nhằm hướng đến tối ưu ngân sách truyền thông. Nếu Doanh nghiệp bạn cũng đang tìm kiếm đối tác cung cấp các giải pháp hỗ trợ thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường, nhằm tối ưu ngân sách truyền thông. Thì Kompa là một đại diện tiêu biểu tại Việt Nam..
>>Xem thêm: Bí quyết xây dựng lòng trung thành khách hàng với Thương hiệu
Kompa là công ty ứng dụng công nghệ dữ liệu (AI, machine learning) trên nền tảng dữ liệu lớn (Big data) cung cấp các giải pháp phân tích dữ liệu và trang bị cho khách hàng những “insight” đắt giá để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của họ trong nhiều khía cạnh như Marketing, Tài chính, Vận hành và các lĩnh vực khác. Kompa hơn 20 năm liền đồng hành cùng hàng trăm Doanh nghiệp nhỏ vừa và lớn tại Việt Nam như: Vingroup, Masterise Homes, Vinamilk, SSI, MB bank, Tân Hiệp phát, Shopee, Vietjet Air… Với khả năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin nhanh nhanh hoàn toàn tự động, Kompa trở thành tác đối tác mạnh mẽ của các Doanh nghiệp, một người đồng hành tuyệt vời của nhiều người đội ngũ nhân viên làm Media.
>>Đọc thêm: Những giải pháp mà Kompa cung cấp cho Doanh nghiệp
Thiết lập ngân sách giúp cho các Doanh nghiệp quản trị truyền thông hiệu quả hơn. Phân bổ ngân sách vào các hạng mục quảng cáo, nhân sự, đối tác, các phần mềm, sáng tạo và sản xuất nội dung, các kênh thông tin truyền thông cần phải được phân bổ hợp lý, rõ ràng để không bị vượt quá ngân sách. Là một đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm, các giải pháp đến từ Kompa giúp Doanh nghiệp khai thác dữ liệu hiệu quả, nâng cao chất lượng các hoạt động truyền thông, tối ưu ngân sách quản trị truyền thông cho Doanh nghiệp.
