Mọi hoạt động dần trở nên số hoá và tự động hoá. Các kênh thông tin liên lạc, truyền thông đại chúng, mạng xã hội đều phát triển vượt bậc. Khả năng lan truyền thông tin cực kỳ nhanh chóng và rộng rãi. Đây là kỷ nguyên mang lại nhiều tiềm năng cơ hội nhưng cũng đòi hỏi Doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn đến quản trị rủi ro Doanh nghiệp
Quản trị truyền thông là một ngành khoa học áp dụng các phương pháp quản trị liên quan đến thông tin và hoạt động truyền thông của Doanh nghiệp. Cốt lõi của quản trị truyền thông là bao gồm 2 :truyền thông ngoại bộ và truyền thông nội bộ. Truyền thông ngoại bộ gồm các hoạt động được đề ra có một mục tiêu (dài hạn hoặc ngắn hạn) nhằm cải thiện cái nhìn của công chúng và khách hàng về Thương hiệu của Doanh nghiệp. Đồng thời truyền thông ngoại bộ còn giúp thu hút sự quan tâm chú ý của cánh báo giới, truyền thông. Truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động truyền tải thông điệp, văn hoá, mục tiêu chung của Doanh nghiệp đến bộ phận các nhân viên nhằm xây dựng tình đoàn kết, hướng mọi người hoạt động vì một mục đích chung. Điểm chung nhất giữa hai loại này chính là truyền tải thông tin nhằm duy trì và cải thiện hình ảnh tích cực của Doanh nghiệp.
>>Xem thêm: Làm thế nào để quản trị truyền thông hiệu quả trong kỷ nguyên số?
Thời đại số đặt ra nhiều thách thức khi quản trị rủi ro Doanh nghiệp
Sự ra đời phát triển của những nền tảng mạng xã hội mang lại nhiều cơ hội cho quản trị truyền thông mạng. Một ví dụ điển hình là “3 Anh cả nền tảng mạng xã hội” gồm Facebook, Twitter và LinkedIn. Đây là 3 nền tảng mạng xã hội được sự chú ý và lượng dùng nhiều nhất tại Bắc Mỹ khi mà hầu như không chỉ có các khách hàng sử dụng chúng mà còn là những Doanh nghiệp. Theo các báo cáo năm 2011, thì Facebook tại thời điểm đó có 687,1 triệu users (người dùng) toàn thế giới trong tháng 6/2011. LinkedIn thì đạt được con số users lên tới 79,2 triệu. Twitter có một số liệu cho thấy có 119 triệu tài khoản (trong số 175 triệu) đã ”follow/theo dõi” một hoặc nhiều tài khoản
Có thể thấy, với một lượng lớn users các nền tảng mạng xã hội, đây chính là cơ hội cho các Doanh nghiệp cần tận dụng để truyền tải thông tin hình ảnh tích cực của Doanh nghiệp nhanh và rộng rãi đến công chúng, khách hàng. Tuy nhiên rủi ro cũng tăng cao khi mà chỉ với một hành động, phát biểu tiêu cực có thể “đập vỡ hình ảnh” của Thương hiệu Doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Sau đây là 6 loại rủi ro nếu Doanh nghiệp không ưu tiên quản trị truyền thông mạng xã hội.
>>Đọc thêm: Bí quyết ngăn ngừa khủng hoảng với hoạt động quản trị rủi ro
Một số trường hợp thường thấy là Thương hiệu lớn sẽ tách biệt với công việc kinh doanh của công ty mẹ. Sức mạnh của Thương hiệu có sự thay đổi tuỳ theo hoạt động của công ty. Mọi Thương hiệu đều phải chịu sự đe dọa về tổn hại hình ảnh. Tầm quan trọng của Thương hiệu lớn đến nỗi sự tổn hại của nó chính là một trong những nguyên nhân khiến cho Doanh nghiệp thiệt hại về tài chính, thay đổi cán bộ quản lý, thay đổi hướng đi, lựa chọn nhóm khách hàng mới. Rủi ro về tổn hại Thương hiệu cốt lõi đến từ sự thay đổi trong suy nghĩ của khách hàng, công chúng theo chiều hướng tiêu cực. Điều này dẫn đến sự thay đổi của nhu cầu sử dụng của khách hàng.
>> Xem thêm: Những cú bắt tay đình đám của các Thương hiệu có thật sự hiệu quả?
Các Doanh nghiệp lớn đều tồn tại những rủi ro về Thương hiệu
Dạng rủi ro này có thể đến từ quá trình hợp tác với bên thứ 3 (third-party) trong quá trình hợp tác kinh doanh. Vì vậy, Doanh nghiệp cần phải bàn luận về các chính sách hoạt động quản trị truyền thông với các bên liên quan. Việc này nhằm đảm bảo các đối tác không có bất kỳ hành động nào gây tổn hại tới Thương hiệu của Doanh nghiệp.
Các rủi ro an ninh cũng tương tự nhưng rủi ro về pháp lý khi là đa phần các nguyên nhân chính đến từ nội bộ. Việc có lỗ hổng trong cách quản lý thông tin cần phải phái chú ý đến trong quản trị rủi ro Doanh nghiệp. Dù cố ý hay không thì các bài viết trên các nền tảng mạng xã hội có chứa thông tin quan trọng sẽ gây tác động tiêu cực đến danh tiếng công ty, và cơ hội kinh doanh.
>> Đọc thêm: Làm thế nào để chuyển rủi ro thành cơ hội kinh doanh
Doanh nghiệp nên tăng cường an ninh mạng trong hệ thống của họ
Trong chính sách về quản trị rủi ro Doanh nghiệp, cần phải đề các giải pháp quản trị rủi ro pháp lý. Ở đây có các hợp đồng, các công cụ và thông tin của hoạt động kinh doanh cần phải có sự bảo vệ của pháp luật. Những bí mật kinh doanh sẽ ra sao nếu nó bị đánh cắp, sẽ ra sao nếu thông tin từ các đối tác bị công bố mà không có sự cho phép.
Rủi ro pháp lý gây nhiều trở ngại cho Doanh nghiệp
Có thể hiểu rủi ro về Quy tắc (Compliance) và Quy định (Regulatory) xảy ra khi các Doanh nghiệp thiếu các quy tắc và quy định về việc kiểm soát các hoạt động truyền thông của đội ngũ nhân viên, hoặc không có các chính sách triển khai các giải pháp công nghệ giảm thiểu rủi ro truyền thông. Đây là một vấn đề nghiêm trọng và cần được Doanh nghiệp đề ra trong chính sách quản trị rủi ro Doanh nghiệp ngay từ khi mới thành lập. Giả sử một nhân viên của Doanh nghiệp có bình luận hoặc một bài post có các nội dung phân biệt sắc tộc, giới tính thông qua các tài khoản Twitter hoặc Facebook của công ty. Công ty chắc chắn sẽ gặp khó khăn rất lớn khi mà họ phải đưa ra lý do hợp lý để sa thải và lời thanh minh trước công chúng.
>> Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp thường gặp vấn đề gì khi quản trị rủi ro?
Truyền thông nội bộ đóng vai trò không nhỏ trong quản trị rủi ro Doanh nghiệp liên quan tới các nhân viên. Việc tạo sự đoàn kết thống nhất, hướng mọi người nhìn vào bức tranh chung nhằm tránh xảy ra các trường hợp nhân viên có hành động khiêu khích, bôi nhọ, chỉ trích, phân biệt sắc tộc… thông qua các các mạng xã hội. Twitter là một nền tảng mạng xã hội đã phát hiện rất nhiều các bài đăng với những nội dung tiêu cực đến từ các tài khoản của nhân viên, cán bộ của nhiều Doanh nghiệp lớn.
Chính sách truyền thông mạng xã hội tổng hợp các quy tắc ứng xử, hành động của Doanh nghiệp cung cấp cho các nhân viên nội bộ. Các chính sách này hướng dẫn những nội dung và hình thức hoạt động trên các nền tảng mạng xã hội cho các nhân viên. Việc đăng một nội dung đơn giản lên mạng xã hội cũng gắn liền uy tín của bản thân nhân viên và Doanh nghiệp. Các chính sách sách này cũng tương tự như các chính sách quản trị rủi ro Doanh nghiệp. Mục tiêu chung chính là đảm bảo các nhân viên không có các hoạt động mạng xã hội có thể gây ảnh hưởng tới danh tiếng, gây các rắc rối pháp lý và hình ảnh Thương hiệu trong mắt công chúng.
Chính sách truyền thông cần được thiết lập ngay từ trong nội bộ Doanh nghiệp
Công tác đào tạo, huấn luyện nhân viên về social media cũng cực kỳ quan trọng. Nó cũng là một cách thức quản trị rủi ro Doanh nghiệp. Các Doanh nghiệp cần phải giúp cho nhân viên hiểu được khi nào họ nên sử dụng hình ảnh Doanh nghiệp và Thương hiệu trên các nền tảng mạng xã hội, họ nên chia sẻ những thông tin gì và không nên nói gì. Hầu như các loại thông tin về cách thức kinh doanh, bán hàng, phát triển sản phẩm, các hợp đồng đối tác đều thuộc vào diện cần được bảo mật cao.
Training giúp giảm thiểu nguy cơ rủi ro đến từ nội bộ
Sự phát triển của khoa học và công nghệ cũng cho ra đời những hệ thống theo dõi Sức khỏe của Thương hiệu, cung cấp các báo cáo về tình hình Thương hiệu trong các thảo luận của khách hàng, các phản ứng về mặt cảm xúc của khách hàng, họ nói gì về Thương hiệu, họ gặp khó khăn gì, họ hy vọng gì, yêu ghét như thế nào. Các hệ thống cảnh báo như vậy có thể hoàn toàn hoạt động tự động và không mất quá nhiều thời gian để cho ra kết quả. Tính năng này là sự tích hợp các tiến bộ về khoa học kỹ thuật,trong đó có Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence), Dữ liệu lớn (Big Data), Máy học (Learning machine). Tại Việt Nam, hiện nay đi đầu trong cung cấp các giải pháp cảnh báo nguy cơ tổn hại Thương hiệu, hỗ trợ quản trị rủi ro Doanh nghiệp là Kompa.
Kompa hỗ trợ Doanh nghiệp quản trị truyền thông
Kompa là công ty ứng dụng công nghệ dữ liệu (AI, machine learning) trên nền tảng dữ liệu lớn (Big data) cung cấp các giải pháp phân tích dữ liệu và trang bị cho khách hàng những “insight” đắt giá để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của họ trong nhiều khía cạnh như Marketing, Tài chính, Vận hành và các lĩnh vực khác. Kompa hơn 20 năm liền đồng hành cùng hàng trăm Doanh nghiệp nhỏ vừa và lớn tại Việt Nam như: Vingroup, Masterise Homes, Vinamilk, SSI, MB bank, Tân Hiệp phát, Shopee, Vietjet Air… Với khả năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin nhanh nhanh hoàn toàn tự động, Kompa trở thành tác đối tác mạnh mẽ của các Doanh nghiệp, một người đồng hành tuyệt vời của nhiều người đội ngũ nhân viên làm Media.
>>Xem thêm: Kompa và giải pháp giúp Doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản trị rủi ro
Hoạt động quản trị trị truyền thông của Doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội luôn cần chú trọng và quan tâm. Với sự phát triển của khoa học và công hệ các nền tảng mạng
xã hội vừa là cơ hội, vừa rủi ro có thể hủy hoại Thương hiệu Doanh nghiệp trong phút chốc. Doanh nghiệp cần phải có những chính sách quản trị rủi ro phù hợp và ngay từ đầu để duy trì hình ảnh Thương hiệu “khỏe mạnh”.
> Tìm hiểu thêm: Tại sao các Doanh nghiệp nên lựa chọn Kompa để hợp tác?
