Khủng hoảng đề cập đến một chuỗi các sự kiện không mong muốn dẫn đến những xáo trộn lớn. Khủng hoảng là một sự kiện bất ngờ không chỉ gây tổn hại cho Doanh nghiệp mà còn gây ra cảm giác lo lắng và bất an cho các cá nhân, đối tác. Các Doanh nghiệp cần được chuẩn bị tốt và chi tiết để đối mặt với các mối đe dọa không thể tránh khỏi và vượt qua thời kỳ khó khăn mà hạn chế được tối đa các ảnh hưởng tiêu cực. Các Doanh nghiệp phải ngay lập tức triển khai kế hoạch ngay tại thời điểm khủng hoảng đang được phát hiện ở nơi làm việc.
Bài viết dưới đây, Kompa sẽ chia sẻ những thông tin về các loại khủng hoảng và cách quản trị khủng hoảng hiệu quả.
Khủng hoảng Doanh nghiệp là giai đoạn khó khăn động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp, ảnh hưởng mạnh đến danh tiếng, uy tín, hiệu suất kinh doanh của Doanh nghiệp. Từ đó gây nên các hậu quả tiêu cực liên quan đến lợi nhuận, tài chính dễ dàng kéo theo sự tụt dốc. Khủng hoảng có thể bùng nổ hoặc vốn đã tiềm ẩn từ lâu trong suốt quá trình vận hành Doanh nghiệp.
Quản trị khủng hoảng là quá trình mà Doanh nghiệp áp dụng các chiến lược nhằm đối mặt và giải quyết tình huống khó khăn, với nguy cơ cao làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh bình thường. Ngoài bất kỳ mối đe dọa trực tiếp nào đối với nhân sự, tài sản và quy trình, khủng hoảng và các sự kiện khẩn cấp nghiêm trọng thường gây ra những tác động không thể đoán trước và phân cấp theo tầng đối với tinh thần của nhân viên, danh tiếng thương hiệu, sự hài lòng của khách hàng và thậm chí cả chuỗi cung ứng.
Trong tất cả các trường hợp, khi có khủng hoảng xảy ra, tình huống luôn đòi hỏi các quyết định phải được đưa ra nhanh chóng, để tình hình ổn định, nhằm hạn chế thiệt hại cho Doanh nghiệp.
Quản trị khủng hoảng là cả quá trình dự đoán, phân tích, ngăn ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi sau mọi tình huống khủng hoảng. Bước đầu tạo ra một kế hoạch quản lý khủng hoảng từ trước đó, trong đó phác thảo các bước cần thực hiện trong trường hợp xảy ra khủng hoảng. Kế hoạch này nên bao gồm việc xác định nhóm lãnh đạo khủng hoảng, nguyên nhân của khủng hoảng, đánh giá khả năng quản lý khủng hoảng hiện tại của Doanh nghiệp, tiến hành mô phỏng, thực hành để kiểm tra và cải thiện kế hoạch, đồng thời ghi lại các vấn đề đã xác định. Kế hoạch quản lý khủng hoảng giúp của Doanh nghiệp chuẩn bị cho những tình huống không thể đoán trước cần phải xác định được vai trò và cách ứng phó, đồng thời giảm thiểu thiệt hại cho Doanh nghiệp, nhân viên và khách hàng.
Ngoài ra, điều quan trọng là các Nhà lãnh đạo phải có một số kế hoạch nhất định để quản lý khủng hoảng và ứng biến kịp thời, linh hoạt qua các trường hợp.
>Xem thêm: Kinh nghiệm xây dựng chiến lược quản trị khủng hoảng hiệu quả
Quản trị khủng hoảng là quá trình mà Doanh nghiệp dự đoán, phân tích, ngăn ngừa, chuẩn bị, ứng phó và phục hồi sau sự kiện bất ngờ không mong muốn
Khủng hoảng đột ngột là những sự kiện bất ngờ và nguy hiểm nằm ngoài tầm kiểm soát của Nhà quản trị gây hậu quả nghiêm trọng cho Doanh nghiệp. Những cuộc khủng hoảng này có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như thiên tai, dịch bệnh, tấn công khủng bố, tai nạn, bệnh tật hoặc tử vong đột ngột.
Tác động của các cuộc khủng hoảng bất ngờ vô cùng sâu rộng, không chỉ ảnh hưởng đến các nạn nhân trực tiếp mà còn cả một Doanh nghiệp và cộng động lớn. Hậu quả của một cuộc khủng hoảng đột ngột cũng dẫn đến những tác động đáng kể về kinh tế, xã hội và tâm lý, chẳng hạn như thiệt mạng, thương tích, thiệt hại tài sản và chấn thương.
Khủng hoảng đột ngột là sự kiện bất ngờ xảy ra nằm ngoài tầm kiểm soát của Nhà quản trị
Ví dụ: Dịch Covid – 19 bùng nổ là một cuộc khủng hoảng lớn ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong xã hội, trong đó kinh tế cũng bị tác động không nhỏ. Các Doanh nghiệp ở thời điểm đó đều có những kế hoạch ứng biến với đại dịch hiệu quả, hỗ trợ nhân viên trong suốt mùa dịch để duy trì được sự tồn tại của tổ chức.
Ứng phó hiệu quả với các cuộc khủng hoảng bất ngờ đòi hỏi phải có sự phản ứng phối hợp và nhanh chóng từ tất cả những bên liên quan, bao gồm các dịch vụ khẩn cấp, chuyên gia chăm sóc sức khỏe, nhân viên xã hội và các nhà lãnh đạo. Phản ứng kịp thời và chính xác đối với từng sự kiện chủ yếu là điều cần thiết để giảm thiểu tác động của cuộc khủng hoảng. Kế hoạch được đề ra phải ngăn chặn sự tác động sâu và cập nhật liên tục trong quá trình xử lý khủng hoảng. Nhà quản trị phải tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc, phối hợp rõ ràng và nhanh chóng, dựa vào công nghệ để đảm bảo an toàn cho con người, bảo vệ tài sản và phục hồi hiệu quả hoạt động kinh doanh như bình thường.
Quản lý khủng hoảng hiệu quả liên quan đến việc lập kế hoạch chi tiết, chuẩn bị sẵn sàng và khả năng thích ứng với các tình huống thay đổi trong thời gian triển khai thực hiện. Điều quan trọng trong trường hợp xảy ra khủng hoảng bất ngờ chính là phải giữ bình tĩnh, tìm kiếm sự giúp đỡ ngay lập tức, lập ra kê kế hoạch xử lý khủng hoảng dưới sự cân nhắc và tham mưu từ các chuyên gia trong lĩnh vực và liên hệ với các bên có liên quan như chính quyền để được hỗ trợ.
Đây là dạng khủng hoảng đã được cảnh báo từ trước qua các dấu hiệu hoặc một chuỗi các tình huống, nhưng không thể hiện quá nhiều sự ảnh hưởng đến Doanh nghiệp hoặc các trường hợp cấp bách. Những cuộc khủng hoảng này không gây ra mức độ chú ý lớn như khủng hoảng bất ngờ. Vì vậy, Nhà quản trị dù đã nhận thấy được tình huống nhưng không có biện pháp xử lý hoặc xử lý kịp thời để sự khủng hoảng dần lớn lên theo thời gian và gây ra các sự cố nghiêm trọng, khó giải quyết.
Các cuộc khủng hoảng chậm thường đòi hỏi phải nỗ lực bền vững và các giải pháp dài hạn. Tuy nhiên, cũng có thể yêu cầu một cách tiếp cận linh hoạt và biến chuyển để thích ứng hơn nhằm ứng phó với các sự kiện rời rạc, không liên kết. Điều này có thể liên quan đến sự kết hợp của phòng ngừa, can thiệp sớm, giám sát và đánh giá liên tục để xác định và giải quyết các vấn đề mới nổi trước khi chúng trở thành một phần của cuộc khủng hoảng chậm.
Khác với sự nhận diện của các khủng hoảng khác, khủng hoảng tiềm ẩn có dấu hiệu dự báo từ trước khi xảy ra. Tuy nhiên, các tình huống phát triển chậm kéo dài theo thời gian và không rõ ràng ngay tại thời điểm đó. Khủng hoảng tiềm ẩn đặc biệt khó khăn vì chúng không thể hiện sự khẩn cấp hoặc sự chú ý như các cuộc khủng hoảng hoặc các trường hợp bất ngờ khác. Do đó, các Nhà quản trị sẽ không nhận ra được đây là khủng hoảng hoặc đôi khi không để ý đến nó, nhưng hệ quả đem lại những hậu quả lâu dài đáng kể, khó giải quyết vì mang sự kết hợp của nhiều yếu tố.
Ví dụ: Các cuộc khủng hoảng trong Doanh nghiệp về lương bổng, hỗ trợ nhân viên, sản xuất, hàng hóa xảy ra nhưng không được giải quyết triệt để lâu dần chúng liên kết lại với nhau và bùng nổ khủng hoảng, lúc đó các nhà quản trị trở nên rất khó khăn trong việc giải quyết triệt để khủng hoảng này.
Giải quyết các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn thường đòi hỏi một nỗ lực lâu dài từ Doanh nghiệp, liên tục bao gồm sự kết hợp can thiệp của các chính sách, thay đổi hành vi và đổi mới công nghệ. Nó cũng đòi hỏi một cam kết tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này và giải quyết sự việc từ cốt lõi.
Ngoài ba cuộc khủng hoảng chính kể trên, các Doanh nghiệp còn phải đối mặt với nhiều loại khủng hoảng khác:
Trước hết, Nhà quản trị cần dự tính và có kế hoạch trước đối với các tình huống khủng hoảng có thể xảy ra trong tương lai. Triển khai các kế hoạch, lập nhóm chuyên xử lý khủng hoảng qua đào tạo, đưa ra các tình huống giả lập để thử nghiệm tính thực tiễn của nội dung. Vạch ra các thủ tục, vai trò, trách nhiệm của các bên liên quan đối với các khủng hoảng khác nhau. Phải xác định được khủng hoảng đang xảy ra thuộc trường hợp nào: khủng hoảng về nhân sự, về tài chính, thiên tai, dịch bệnh,…
Đưa ra nhận định chính xác về mức độ ảnh hưởng của khủng hoảng tác động đến Doanh nghiệp: mất sự tín nhiệm với đối tác, mất niềm tin với khách hàng, suy giảm doanh số, rơi vào trường hợp tiến thoái lưỡng nan,.. cảnh báo tất cả các rủi ro có thể xảy đến trong suốt quá trình khủng hoảng diễn ra. Toàn bộ các kế hoạch được đề ra trước đây cần phải được xem xét, chỉnh sửa sao cho phù hợp và đưa vào thực thi. Xác định các bên chịu trách nhiệm với những nội dung và trường hợp khác nhau, đặc các mốc thời gian quan trọng để đẩy nhanh giai đoạn giải quyết và tránh những trường hợp xấu phát sinh trong khủng hoảng.
Tiếp đến là giao tiếp có tầm quan trọng to lớn trong một cuộc khủng hoảng. Thiết lập các kênh, giao thức truyền thông để liên lạc với các bên liên quan, nhân viên và giới truyền thông nhằm đưa tránh gây náo loạn, mất trật tự khách hàng, công chúng.
Trong khủng hoảng, Doanh nghiệp cần nhận định chính xác về mức độ ảnh hưởng của sự kiện đến Doanh nghiệp
Theo dõi và cập nhật liên tục các tình huống xảy ra để điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng sao cho phù hợp nhất. Thực hiện các hành động bảo vệ an toàn triệt để các bên liên quan để tránh trường hợp xấu xảy ra.
Sau khi khủng hoảng qua đi, các Doanh nghiệp triển khai đánh giá thiệt hại và bắt đầu quá trình phục hồi, bao gồm sửa chữa mọi thiệt hại vật chất, giải quyết mọi vấn đề pháp lý hoặc tài chính và xây dựng lại lòng tin của các bên liên quan. Từ những đánh giá và bản kế hoạch, Doanh nghiệp rút ra được kinh nghiệm, bài học từ khủng hoảng và thay đổi trong quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức và có các hành động phòng ngừa khác.
Khủng hoảng giúp Doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm, bài học quý báu, thay đổi để phát triển
Khủng hoảng là điều không thể tránh khỏi đối với các Doanh nghiệp. Có kế hoạch quản lý khủng hoảng hiệu quả sẽ giúp các tổ chức giảm thiểu thiệt hại do khủng hoảng gây ra và giúp họ phục hồi nhanh hơn. Đó là một quá trình liên tục đòi hỏi phải lập kế hoạch, đào tạo và đánh giá liên tục để đảm bảo rằng các tổ chức sẵn sàng ứng phó với mọi khủng hoảng có thể phát sinh.
>> Bí kíp xoa dịu khủng hoảng truyền thông bằng lời xin lỗi chân thành
Social Listening là dịch vụ lắng nghe và theo dõi mạng xã hội Doanh nghiệp tại Kompa đem lại hiệu quả đánh kể. Giúp Doanh nghiệp luôn dẫn đầu về chiến lược và hiệu suất hoạt động truyền thông mạng xã hội, biết được người tiêu dùng đang thảo luận gì về thương hiệu để điều chỉnh phù hợp. Tuỳ thuộc vào nhu cầu của Doanh nghiệp, tại Kompa có nhiều dịch vụ khác nhau: Brand monitoring (Theo dõi nhận diện Thương hiệu), Brand and customer insight (Theo dõi nhận diện Thương hiệu và thấu hiểu khách hàng mục tiêu), Brand health management (Quản trị sức khoẻ Thương hiệu)
Ngoài ra, Kompa còn cung cấp cho Doanh nghiệp về dịch vụ Quản trị danh tiếng thương hiệu trên mạng xã hội. Đây là dịch vụ giúp Doanh nghiệp kịp thời phát hiện, phân tích, tổng hợp những nguồn thông tin tiêu cực, có hại cho Doanh nghiệp để kiểm soát hình ảnh Thương hiệu trên Internet, giảm thiểu tối đa các khủng hoảng chậm hoặc khủng hoảng tiềm ẩn.
>Xem thêm: Các Doanh nghiệp đã vượt qua khủng hoảng như thế nào?
Khủng hoảng xảy ra trong kinh doanh là một sự kiện mà không một Doanh nghiệp nào có thể tránh khỏi. Để hạn chế tối đa sự ảnh hưởng tiêu cực mà khủng hoảng đem lại, Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kế hoạch chu đáo, chi tiết và sự linh động trong quá trình khủng hoảng diễn ra. Ngoài ra, để hiểu rõ và có hiệu quả hơn Doanh nghiệp cần có đội ngũ nghiên cứu, quản trị khủng hoảng hoặc hợp tác với một tổ chức khác nhằm dự báo, theo dõi khủng hoảng.
>> Đọc thêm: Tối ưu hóa thị trường với các dịch vụ của Kompa
>> Đọc thêm: 08 bước quản trị rủi ro các Doanh nghiệp cần nắm vững
